Was cayDMS kann
Kein weiteres Tool im Stack. Sondern das fehlende Stück zwischen abas und Ihrem Posteingang.
Typ erkannt. Felder befüllt. Fertig.
cayDMS erkennt den Dokumententyp automatisch – Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein – und extrahiert die relevanten Geschäftsdaten: Belegnummer, Datum, Betrag, Korrespondent. Der integrierte PDF-Viewer zeigt das Original direkt neben den erkannten Feldern – mit Zoom und Seiten-Navigation. Liegt der Rechnung ein ZUGFeRD- oder XRechnung-Anhang bei, werden dessen strukturierte Daten automatisch ausgelesen. Was das LLM nicht sicher zuordnen kann, wird als Vorschlag markiert.
Positionen erkannt. Mit abas abgeglichen.
cayDMS liest nicht nur Kopfdaten – es extrahiert jede einzelne Position aus dem Beleg. Artikelnummern, Mengen, Einzel- und Gesamtpreise werden automatisch mit Ihren abas-Stammdaten abgeglichen. Abweichungen fallen sofort auf, bevor der Beleg weiterverarbeitet wird.
Workflows, die sich an Ihre Regeln halten.
Mehrstufige Freigabeprozesse starten automatisch bei definierten Triggern oder werden manuell angestoßen. Aufgaben lassen sich direkt aus der Dokumentenansicht zuweisen – mit Typ, Empfänger und Kommentar. Der Verlauf dokumentiert jeden Schritt, von der Zuweisung bis zur Freigabe.
Freigeben. Ablehnen. Weiterleiten.
Die Aufgabenansicht zeigt alle offenen Vorgänge auf einen Blick – mit Dokumenttyp, Betrag, Datum und Status. Ein Klick auf Freigeben oder Ablehnen, und der Workflow läuft weiter. Oder Sie leiten die Aufgabe direkt an einen Kollegen weiter.
Jedes Dokument. Jedes Wort. Sofort.
Volltextsuche über den gesamten Dokumentenbestand – OCR-Text, Dateinamen, Belegnummern und Metadaten. Auch Beträge sind Suchbegriffe: „60,87" genügt, und die passende Rechnung liegt vor Ihnen. Treffer werden mit Kontext und Hervorhebung angezeigt. Ein Klick öffnet das Dokument direkt an der richtigen Stelle.
„Welchen Betrag hat die letzte Rechnung von Jacob?"
S.E.L.M.A. ist direkt in cayDMS integriert und hat Zugriff auf alle Dokumente, die der jeweilige Benutzer sehen darf. Fragen Sie in natürlicher Sprache – und bekommen Antworten mit konkreten Zahlen und Quellenangabe. Klare Rechtestruktur im Usermanagement, kein Wildwuchs.
Ein abas-Datensatz. Alle Belege. Ein Klick.
Der Dokumenten-Explorer gruppiert den Bestand nach abas-Datensatz: Ein Klick auf einen abas-Eintrag, und alle zugehörigen Belege liegen beisammen – von der Bestellung über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung. Kein Zusammensuchen über Ordner und Laufwerke.
Links das Original. Rechts, was die KI gelesen hat.
Die Dokumentansicht zeigt das PDF im integrierten Viewer mit Zoom und Seitennavigation — und direkt daneben die automatisch erkannten Felder: Vorgangstyp, Belegnummer, Datum, Betrag, Korrespondent und die einzelnen Positionen. Jeder Wert bleibt am Original prüfbar, bevor er freigegeben wird. Hier im Bild: eine fiktive Demo-Rechnung, vollautomatisch erkannt.
Aufgaben, Neuzugänge, Upload — ohne Umwege.
Das Dashboard begrüßt jeden Benutzer mit dem, was ihn betrifft: offene Freigaben und Prüfaufgaben aus den Workflows, die zuletzt eingegangenen Dokumente mit Status und eine Ablagezone für neue Dateien. E-Mail-Import und Verarbeitung laufen im Hintergrund — was ankommt, erscheint hier.